Aufbewahrungsfristen
Welche Unterlagen müssen wie lange bleiben? Finden Sie die betriebliche Aufbewahrungsfrist und die passende Einordnung für Ihr Dokument.
Die Grundregel: Zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege, sechs Jahre für Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen. Sonderregeln können längere Fristen vorsehen.
Unterlage finden
Öffnen Sie den Anfangsbuchstaben Ihrer Unterlage. Es bleibt jeweils nur ein Buchstabe geöffnet. Bei mehreren Fristen entscheidet die Funktion des Dokuments.
A
Abrechnungsunterlagen · 8 / 10 Jahre
Als Buchungsbeleg acht Jahre; als Buch oder steuerliche Aufzeichnung zehn Jahre.
Abtretungserklärungen · 6 / 8 Jahre
Steuerlich relevante Erklärung sechs Jahre, als Buchungsbeleg acht Jahre. Laufende Abtretungen und Ansprüche zusätzlich berücksichtigen.
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung · 10 Jahre
Soweit zum Verständnis der Buchführung erforderliche Änderungs- oder Organisationsdokumentation.
Akkreditive · 6 / 8 Jahre
Geschäftskorrespondenz sechs Jahre, Zahlungs- oder Buchungsbelege acht Jahre. Noch bestehende Rechte berücksichtigen.
Aktenvermerke · 6 / 8 / 10 Jahre
Sechs Jahre als sonstige steuerliche Unterlage, acht als Buchungsbeleg, zehn als Buchführungs- oder Bewertungsaufzeichnung.
Angebote · 6 Jahre
Soweit Handels- oder Geschäftsbrief, insbesondere bei einem zustande gekommenen Geschäft. Unverbindliche Werbung ohne Geschäftsbezug fällt nicht allein deshalb darunter.
Angestelltenversicherung (Belege) · Sonderfall
Belege zur Renten- bzw. Sozialversicherung: Als Buchungsbeleg acht Jahre; für Arbeitgeber-Entgeltunterlagen gilt zusätzlich § 28f SGB IV. Persönliche Versicherungsnachweise nicht pauschal danach vernichten.
Anlagevermögensbücher und -karteien · 10 Jahre
Bücher und Aufzeichnungen des Anlagevermögens. Anschaffungsnachweise bei fortdauernder steuerlicher Bedeutung länger vorhalten.
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage · 6 Jahre
Als sonstige steuerlich relevante betriebliche Unterlage. Private Anträge sind von dieser betrieblichen Übersicht nicht pauschal erfasst.
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung · 10 Jahre
Für die Buchführung erforderliche Arbeitsanweisungen und Verfahrensdokumentation.
Ausgangsrechnungen · 8 Jahre
Ausgestellte Rechnungen einschließlich elektronischer Rechnungen. Sonderregeln und offene Verfahren beachten.
Außendienstabrechnungen · 8 Jahre
Als Abrechnungs- bzw. Buchungsbeleg; lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten können hinzukommen.
Als Buchungsbeleg acht Jahre; als Buch oder steuerliche Aufzeichnung zehn Jahre.
Abtretungserklärungen · 6 / 8 Jahre
Steuerlich relevante Erklärung sechs Jahre, als Buchungsbeleg acht Jahre. Laufende Abtretungen und Ansprüche zusätzlich berücksichtigen.
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung · 10 Jahre
Soweit zum Verständnis der Buchführung erforderliche Änderungs- oder Organisationsdokumentation.
Akkreditive · 6 / 8 Jahre
Geschäftskorrespondenz sechs Jahre, Zahlungs- oder Buchungsbelege acht Jahre. Noch bestehende Rechte berücksichtigen.
Aktenvermerke · 6 / 8 / 10 Jahre
Sechs Jahre als sonstige steuerliche Unterlage, acht als Buchungsbeleg, zehn als Buchführungs- oder Bewertungsaufzeichnung.
Angebote · 6 Jahre
Soweit Handels- oder Geschäftsbrief, insbesondere bei einem zustande gekommenen Geschäft. Unverbindliche Werbung ohne Geschäftsbezug fällt nicht allein deshalb darunter.
Angestelltenversicherung (Belege) · Sonderfall
Belege zur Renten- bzw. Sozialversicherung: Als Buchungsbeleg acht Jahre; für Arbeitgeber-Entgeltunterlagen gilt zusätzlich § 28f SGB IV. Persönliche Versicherungsnachweise nicht pauschal danach vernichten.
Anlagevermögensbücher und -karteien · 10 Jahre
Bücher und Aufzeichnungen des Anlagevermögens. Anschaffungsnachweise bei fortdauernder steuerlicher Bedeutung länger vorhalten.
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage · 6 Jahre
Als sonstige steuerlich relevante betriebliche Unterlage. Private Anträge sind von dieser betrieblichen Übersicht nicht pauschal erfasst.
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung · 10 Jahre
Für die Buchführung erforderliche Arbeitsanweisungen und Verfahrensdokumentation.
Ausgangsrechnungen · 8 Jahre
Ausgestellte Rechnungen einschließlich elektronischer Rechnungen. Sonderregeln und offene Verfahren beachten.
Außendienstabrechnungen · 8 Jahre
Als Abrechnungs- bzw. Buchungsbeleg; lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten können hinzukommen.
B
Bankbelege · 8 Jahre
Bankbelege als Nachweis einzelner Buchungen.
Bankbürgschaften · 6 / 8 Jahre
Sechs Jahre als Geschäftsbrief bzw. sonstige steuerliche Unterlage, acht bei Buchungsbelegfunktion. Nicht während fortbestehender Bürgschaftsansprüche vernichten.
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger · Sonderfall
Arbeitgeber-Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise bis Ende des Kalenderjahres nach der letzten Prüfung nach § 28p SGB IV; als Buchungsbeleg zugleich acht Jahre.
Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) · 8 / 10 Jahre
Belege in der Offene-Posten-Buchhaltung: Ersetzen sie die Grund- oder Kontenbücher, zehn Jahre; reine Buchungsbelege acht Jahre.
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage · 10 Jahre
Soweit Aufzeichnung bzw. zum Verständnis des Jahresabschlusses erforderliche Bewertungsunterlage. Separate Buchungsbelege acht Jahre.
Betriebskostenrechnung · 6 / 8 / 10 Jahre
Zehn Jahre als steuerliche Aufzeichnung oder Bilanz-Bewertungsunterlage, acht als Buchungsbeleg, sonst sechs bei steuerlicher Bedeutung.
Betriebsprüfungsberichte · 6 Jahre
Als sonstige steuerliche Unterlage; bei noch offenen Steuerfragen oder Folgewirkungen länger aufbewahren.
Bewertungsunterlagen · 10 Jahre
Soweit für Inventar, Jahresabschluss oder Buchführung erforderliche Bewertungsaufzeichnungen; reine Rechnungsbelege acht Jahre.
Bewirtungsunterlagen · 8 Jahre
Bewirtungsbelege und zugehörige Angaben als Buchungsbelege. Besondere steuerliche Aufzeichnungen zehn Jahre.
Bilanzen (Jahresbilanzen) · 10 Jahre
Jahresbilanzen gehören zu den Abschlüssen.
Bilanzunterlagen · 10 Jahre
Aufzeichnungen und Arbeitsunterlagen, die zum Verständnis der Bilanz erforderlich sind.
Buchungsanweisungen · 8 / 10 Jahre
Anweisung zu einer einzelnen Buchung acht Jahre; allgemeine Buchführungsanweisung bzw. Organisationsunterlage zehn Jahre.
Bankbelege als Nachweis einzelner Buchungen.
Bankbürgschaften · 6 / 8 Jahre
Sechs Jahre als Geschäftsbrief bzw. sonstige steuerliche Unterlage, acht bei Buchungsbelegfunktion. Nicht während fortbestehender Bürgschaftsansprüche vernichten.
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger · Sonderfall
Arbeitgeber-Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise bis Ende des Kalenderjahres nach der letzten Prüfung nach § 28p SGB IV; als Buchungsbeleg zugleich acht Jahre.
Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) · 8 / 10 Jahre
Belege in der Offene-Posten-Buchhaltung: Ersetzen sie die Grund- oder Kontenbücher, zehn Jahre; reine Buchungsbelege acht Jahre.
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage · 10 Jahre
Soweit Aufzeichnung bzw. zum Verständnis des Jahresabschlusses erforderliche Bewertungsunterlage. Separate Buchungsbelege acht Jahre.
Betriebskostenrechnung · 6 / 8 / 10 Jahre
Zehn Jahre als steuerliche Aufzeichnung oder Bilanz-Bewertungsunterlage, acht als Buchungsbeleg, sonst sechs bei steuerlicher Bedeutung.
Betriebsprüfungsberichte · 6 Jahre
Als sonstige steuerliche Unterlage; bei noch offenen Steuerfragen oder Folgewirkungen länger aufbewahren.
Bewertungsunterlagen · 10 Jahre
Soweit für Inventar, Jahresabschluss oder Buchführung erforderliche Bewertungsaufzeichnungen; reine Rechnungsbelege acht Jahre.
Bewirtungsunterlagen · 8 Jahre
Bewirtungsbelege und zugehörige Angaben als Buchungsbelege. Besondere steuerliche Aufzeichnungen zehn Jahre.
Bilanzen (Jahresbilanzen) · 10 Jahre
Jahresbilanzen gehören zu den Abschlüssen.
Bilanzunterlagen · 10 Jahre
Aufzeichnungen und Arbeitsunterlagen, die zum Verständnis der Bilanz erforderlich sind.
Buchungsanweisungen · 8 / 10 Jahre
Anweisung zu einer einzelnen Buchung acht Jahre; allgemeine Buchführungsanweisung bzw. Organisationsunterlage zehn Jahre.
D
Darlehensunterlagen · 6 / 8 Jahre
Vertrag und steuerlicher Schriftverkehr sechs Jahre; Zahlungs- und Buchungsbelege acht. Laufzeit und spätere steuerliche Bedeutung berücksichtigen.
Dauerauftragsunterlagen · 6 / 8 Jahre
Auftrag bzw. Geschäftsbrief sechs Jahre; Ausführungs- und Zahlungsbeleg acht Jahre.
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) · 10 Jahre
Soweit Bilanz- bzw. Inventaraufzeichnung.
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) · 6 / 8 / 10 Jahre
Als sonstige steuerliche Unterlage sechs Jahre, als Buchungsbeleg acht, als Inventar- oder Buchaufzeichnung zehn Jahre.
Vertrag und steuerlicher Schriftverkehr sechs Jahre; Zahlungs- und Buchungsbelege acht. Laufzeit und spätere steuerliche Bedeutung berücksichtigen.
Dauerauftragsunterlagen · 6 / 8 Jahre
Auftrag bzw. Geschäftsbrief sechs Jahre; Ausführungs- und Zahlungsbeleg acht Jahre.
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) · 10 Jahre
Soweit Bilanz- bzw. Inventaraufzeichnung.
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) · 6 / 8 / 10 Jahre
Als sonstige steuerliche Unterlage sechs Jahre, als Buchungsbeleg acht, als Inventar- oder Buchaufzeichnung zehn Jahre.
E
Einfuhrunterlagen · 10 Jahre
Soweit Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 bzw. Art. 163 Unionszollkodex (§ 147 Abs. 1 Nr. 4a AO). Sonstige Einfuhrbelege nach ihrer Funktion einordnen.
Eingangsrechnungen · 8 Jahre
Empfangene Rechnungen einschließlich elektronischer Rechnungen.
Einheitswertunterlagen · 6 Jahre
Als sonstige steuerliche Unterlage. Bei fortdauernder Bedeutung für die Bewertung des Grundstücks länger vorhalten.
Essenmarkenabrechnungen · 8 Jahre
Als Buchungsbeleg; für zugehörige Lohnkonten und Sozialversicherungsunterlagen gelten eigene Regeln.
Exportunterlagen · Sonderfall
Zollunterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO zehn Jahre; andere Exportnachweise je nach Funktion acht Jahre als Buchungsbeleg oder sechs Jahre als sonstige steuerliche Unterlage.
Soweit Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 bzw. Art. 163 Unionszollkodex (§ 147 Abs. 1 Nr. 4a AO). Sonstige Einfuhrbelege nach ihrer Funktion einordnen.
Eingangsrechnungen · 8 Jahre
Empfangene Rechnungen einschließlich elektronischer Rechnungen.
Einheitswertunterlagen · 6 Jahre
Als sonstige steuerliche Unterlage. Bei fortdauernder Bedeutung für die Bewertung des Grundstücks länger vorhalten.
Essenmarkenabrechnungen · 8 Jahre
Als Buchungsbeleg; für zugehörige Lohnkonten und Sozialversicherungsunterlagen gelten eigene Regeln.
Exportunterlagen · Sonderfall
Zollunterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO zehn Jahre; andere Exportnachweise je nach Funktion acht Jahre als Buchungsbeleg oder sechs Jahre als sonstige steuerliche Unterlage.
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen · 8 Jahre
Als Erstattungs- oder Buchungsbeleg; zusätzliche Lohnsteuer- und Sozialversicherungsregeln beachten.
Finanzberichte · 6 / 10 Jahre
Sonstiger steuerlich relevanter Bericht sechs Jahre; Jahresabschluss, Lagebericht oder erforderliche Abschlussaufzeichnung zehn Jahre.
Frachtbriefe · 6 / 8 Jahre
Als Geschäftsbrief sechs Jahre, bei Buchungsbeleg- oder Rechnungsfunktion acht Jahre.
Als Erstattungs- oder Buchungsbeleg; zusätzliche Lohnsteuer- und Sozialversicherungsregeln beachten.
Finanzberichte · 6 / 10 Jahre
Sonstiger steuerlich relevanter Bericht sechs Jahre; Jahresabschluss, Lagebericht oder erforderliche Abschlussaufzeichnung zehn Jahre.
Frachtbriefe · 6 / 8 Jahre
Als Geschäftsbrief sechs Jahre, bei Buchungsbeleg- oder Rechnungsfunktion acht Jahre.
G
Gehaltslisten · 8 / 10 Jahre
Acht Jahre als Gehalts-Buchungsbeleg, zehn als Buch oder steuerliche Aufzeichnung. Lohnkonten: sechs Jahre; Sozialversicherung gesondert prüfen.
Geschäftsberichte · 6 / 10 Jahre
Zehn Jahre, soweit Jahresabschluss oder Lagebericht enthalten ist; sonst sechs Jahre bei Geschäftsbrief- oder steuerlicher Bedeutung.
Geschäftsbriefe · 6 Jahre
Empfangene Geschäftsbriefe und Wiedergaben abgesandter Geschäftsbriefe. Bei Rechnungs- oder Buchungsbelegfunktion acht Jahre.
Geschenknachweise · 8 / 10 Jahre
Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre; gesonderte steuerliche Aufzeichnungen zu Geschenken zehn Jahre.
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) · 10 Jahre
Als Bestandteil des Jahresabschlusses.
Grundbuchauszüge · 6 Jahre
Als sonstige steuerliche Unterlage. Eigentums- und Anschaffungssachverhalte können die Unterlage darüber hinaus erforderlich machen.
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) · 10 Jahre
Soweit Inventar bzw. steuerliche Aufzeichnung.
Gutschriftsanzeigen · 8 Jahre
Als Abrechnungs- oder Buchungsbeleg.
Acht Jahre als Gehalts-Buchungsbeleg, zehn als Buch oder steuerliche Aufzeichnung. Lohnkonten: sechs Jahre; Sozialversicherung gesondert prüfen.
Geschäftsberichte · 6 / 10 Jahre
Zehn Jahre, soweit Jahresabschluss oder Lagebericht enthalten ist; sonst sechs Jahre bei Geschäftsbrief- oder steuerlicher Bedeutung.
Geschäftsbriefe · 6 Jahre
Empfangene Geschäftsbriefe und Wiedergaben abgesandter Geschäftsbriefe. Bei Rechnungs- oder Buchungsbelegfunktion acht Jahre.
Geschenknachweise · 8 / 10 Jahre
Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre; gesonderte steuerliche Aufzeichnungen zu Geschenken zehn Jahre.
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) · 10 Jahre
Als Bestandteil des Jahresabschlusses.
Grundbuchauszüge · 6 Jahre
Als sonstige steuerliche Unterlage. Eigentums- und Anschaffungssachverhalte können die Unterlage darüber hinaus erforderlich machen.
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) · 10 Jahre
Soweit Inventar bzw. steuerliche Aufzeichnung.
Gutschriftsanzeigen · 8 Jahre
Als Abrechnungs- oder Buchungsbeleg.
H
Handelsbriefe · 6 Jahre
Empfangene Handelsbriefe und Kopien abgesandter Handelsbriefe; als Buchungsbeleg acht Jahre.
Handelsbücher · 10 Jahre
Bücher und Buchführungsaufzeichnungen.
Handelsregisterauszüge · 6 Jahre
Als sonstige steuerlich relevante Unterlage. Aktuelle gesellschaftsrechtliche Nachweise weiter vorhalten.
Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz) · 10 Jahre
Soweit Abschluss- bzw. Buchführungsaufzeichnung; kein Ersatz für einen gesetzlich erforderlichen Jahresabschluss.
Empfangene Handelsbriefe und Kopien abgesandter Handelsbriefe; als Buchungsbeleg acht Jahre.
Handelsbücher · 10 Jahre
Bücher und Buchführungsaufzeichnungen.
Handelsregisterauszüge · 6 Jahre
Als sonstige steuerlich relevante Unterlage. Aktuelle gesellschaftsrechtliche Nachweise weiter vorhalten.
Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz) · 10 Jahre
Soweit Abschluss- bzw. Buchführungsaufzeichnung; kein Ersatz für einen gesetzlich erforderlichen Jahresabschluss.
I
Investitionszulage (Unterlagen) · Sonderfall
Belege, Aufzeichnungen und Bescheide nach ihrer Funktion einordnen; außerdem die Vorgaben des jeweiligen Förder- bzw. Zulagenverfahrens und offene Steuerfolgen prüfen.
Inventare · 10 Jahre
Inventare und zugehörige erforderliche Aufzeichnungen.
Belege, Aufzeichnungen und Bescheide nach ihrer Funktion einordnen; außerdem die Vorgaben des jeweiligen Förder- bzw. Zulagenverfahrens und offene Steuerfolgen prüfen.
Inventare · 10 Jahre
Inventare und zugehörige erforderliche Aufzeichnungen.
J
Jahresabschluss · 10 Jahre
Fristbeginn nach dem Jahr der Aufstellung bzw. handelsrechtlichen Feststellung, nicht automatisch nach dem Bilanzstichtag.
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent · 10 Jahre
Journale und Kontokorrentbücher als Buchführungsaufzeichnungen.
Fristbeginn nach dem Jahr der Aufstellung bzw. handelsrechtlichen Feststellung, nicht automatisch nach dem Bilanzstichtag.
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent · 10 Jahre
Journale und Kontokorrentbücher als Buchführungsaufzeichnungen.
K
Kalkulationsunterlagen · 6 / 10 Jahre
Steuerlich relevante sonstige Kalkulation sechs Jahre; Inventar- und Bilanz-Bewertungsaufzeichnungen zehn Jahre.
Kassenberichte · 10 Jahre
Als Kassenaufzeichnung bzw. Kassenbuchgrundlage.
Kassenbücher und -blätter · 10 Jahre
Als Bücher und steuerliche Grundaufzeichnungen.
Kassenzettel · 8 / 10 Jahre
Empfangene Kassenzettel als Rechnungs- oder Buchungsbeleg acht Jahre; eigene Kassengrundaufzeichnungen zehn Jahre.
Kontenpläne und Kontenplanänderungen · 10 Jahre
Erforderliche Organisationsunterlagen der Buchführung.
Kontenregister · 10 Jahre
Soweit zum Verständnis der Bücher und Konten erforderliche Organisationsunterlage.
Kontoauszüge · 8 Jahre
Betriebliche Kontoauszüge mit Buchungsbelegfunktion; reine Kontenbücher zehn Jahre.
Kreditunterlagen · 6 / 8 Jahre
Verträge und steuerlich relevanter Schriftverkehr sechs Jahre, Buchungsbelege acht. Laufende Kreditverhältnisse und spätere Steuerfolgen beachten.
Steuerlich relevante sonstige Kalkulation sechs Jahre; Inventar- und Bilanz-Bewertungsaufzeichnungen zehn Jahre.
Kassenberichte · 10 Jahre
Als Kassenaufzeichnung bzw. Kassenbuchgrundlage.
Kassenbücher und -blätter · 10 Jahre
Als Bücher und steuerliche Grundaufzeichnungen.
Kassenzettel · 8 / 10 Jahre
Empfangene Kassenzettel als Rechnungs- oder Buchungsbeleg acht Jahre; eigene Kassengrundaufzeichnungen zehn Jahre.
Kontenpläne und Kontenplanänderungen · 10 Jahre
Erforderliche Organisationsunterlagen der Buchführung.
Kontenregister · 10 Jahre
Soweit zum Verständnis der Bücher und Konten erforderliche Organisationsunterlage.
Kontoauszüge · 8 Jahre
Betriebliche Kontoauszüge mit Buchungsbelegfunktion; reine Kontenbücher zehn Jahre.
Kreditunterlagen · 6 / 8 Jahre
Verträge und steuerlich relevanter Schriftverkehr sechs Jahre, Buchungsbelege acht. Laufende Kreditverhältnisse und spätere Steuerfolgen beachten.
L
Lagerbuchführungen · 10 Jahre
Lagerbücher und zugehörige Inventaraufzeichnungen.
Lieferscheine (sofern keine Buchungsunterlagen) · Bis zur Rechnung
Ohne Buchungsbelegfunktion: empfangene Lieferscheine bis Rechnungseingang, abgesandte bis Rechnungsversand. Als Rechnungsbestandteil bzw. Buchungsbeleg acht Jahre; besondere Nachweispflichten bleiben bestehen.
Lohnbelege · 8 Jahre
Soweit reine Buchungsbelege. Lohnkonten sechs Jahre, Bücher bzw. steuerliche Aufzeichnungen zehn Jahre; § 28f SGB IV zusätzlich beachten.
Lohnlisten · 8 / 10 Jahre
Acht Jahre als Lohn-Buchungsbeleg, zehn Jahre bei Buch- oder steuerlicher Aufzeichnungsfunktion; für das Lohnkonto und die Sozialversicherung gelten eigene Fristen.
Lagerbücher und zugehörige Inventaraufzeichnungen.
Lieferscheine (sofern keine Buchungsunterlagen) · Bis zur Rechnung
Ohne Buchungsbelegfunktion: empfangene Lieferscheine bis Rechnungseingang, abgesandte bis Rechnungsversand. Als Rechnungsbestandteil bzw. Buchungsbeleg acht Jahre; besondere Nachweispflichten bleiben bestehen.
Lohnbelege · 8 Jahre
Soweit reine Buchungsbelege. Lohnkonten sechs Jahre, Bücher bzw. steuerliche Aufzeichnungen zehn Jahre; § 28f SGB IV zusätzlich beachten.
Lohnlisten · 8 / 10 Jahre
Acht Jahre als Lohn-Buchungsbeleg, zehn Jahre bei Buch- oder steuerlicher Aufzeichnungsfunktion; für das Lohnkonto und die Sozialversicherung gelten eigene Fristen.
M
Magnetbänder mit Buchfunktion · 10 Jahre
Buchführungsdaten mit Buchfunktion, unabhängig vom Speichermedium. Lesbarkeit und Auswertbarkeit erhalten.
Mahnbescheide (sofern keine Buchungsunterlagen) · 6 Jahre
Als sonstige steuerliche Unterlage ohne Buchungsbelegfunktion; solange Verfahren oder durchsetzbare Ansprüche bestehen, gesondert prüfen.
Mietunterlagen · 6 / 8 Jahre
Verträge und steuerlicher Schriftverkehr sechs Jahre, Mietrechnungen und Buchungsbelege acht; maßgebliche letzte Nutzung und Laufzeit berücksichtigen.
Buchführungsdaten mit Buchfunktion, unabhängig vom Speichermedium. Lesbarkeit und Auswertbarkeit erhalten.
Mahnbescheide (sofern keine Buchungsunterlagen) · 6 Jahre
Als sonstige steuerliche Unterlage ohne Buchungsbelegfunktion; solange Verfahren oder durchsetzbare Ansprüche bestehen, gesondert prüfen.
Mietunterlagen · 6 / 8 Jahre
Verträge und steuerlicher Schriftverkehr sechs Jahre, Mietrechnungen und Buchungsbelege acht; maßgebliche letzte Nutzung und Laufzeit berücksichtigen.
N
Nachnahmebelege · 8 Jahre
Als Zahlungs- bzw. Buchungsbeleg; ohne diese Funktion sechs Jahre bei steuerlicher Bedeutung.
Nebenbücher · 10 Jahre
Nebenbücher und Kontenaufzeichnungen.
Als Zahlungs- bzw. Buchungsbeleg; ohne diese Funktion sechs Jahre bei steuerlicher Bedeutung.
Nebenbücher · 10 Jahre
Nebenbücher und Kontenaufzeichnungen.
O
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung · 10 Jahre
Zum Verständnis der Buchführung erforderliche Organisations- und Verfahrensdokumentation.
Zum Verständnis der Buchführung erforderliche Organisations- und Verfahrensdokumentation.
P
Pachtunterlagen · 6 / 8 Jahre
Vertrag und steuerlich relevanter Schriftverkehr sechs Jahre, Zahlungs- und Buchungsbelege acht. Laufzeit und spätere steuerliche Nutzung beachten.
Postscheckbelege · 8 Jahre
Als Zahlungs- und Buchungsbeleg.
Preislisten · 6 / 10 Jahre
Sechs Jahre bei Geschäftsbrief- oder sonstiger steuerlicher Bedeutung; als Inventar- oder Bilanz-Bewertungsaufzeichnung zehn Jahre.
Protokolle · Sonderfall
Keine einheitliche Frist für alle Protokolle: steuerliche Aufzeichnungen bzw. Buchführungsorganisation zehn Jahre, Buchungsbelege acht, sonstige steuerliche Unterlagen sechs. Gesellschaftsrechtliche Pflichten gesondert prüfen.
Prozessakten (sofern keine Buchungsunterlagen) · 6 Jahre
Als sonstige steuerliche Unterlage ohne Buchungsbelegfunktion. Offene Verfahren, Titel und spätere Steuerfolgen können eine längere Aufbewahrung erfordern.
Vertrag und steuerlich relevanter Schriftverkehr sechs Jahre, Zahlungs- und Buchungsbelege acht. Laufzeit und spätere steuerliche Nutzung beachten.
Postscheckbelege · 8 Jahre
Als Zahlungs- und Buchungsbeleg.
Preislisten · 6 / 10 Jahre
Sechs Jahre bei Geschäftsbrief- oder sonstiger steuerlicher Bedeutung; als Inventar- oder Bilanz-Bewertungsaufzeichnung zehn Jahre.
Protokolle · Sonderfall
Keine einheitliche Frist für alle Protokolle: steuerliche Aufzeichnungen bzw. Buchführungsorganisation zehn Jahre, Buchungsbelege acht, sonstige steuerliche Unterlagen sechs. Gesellschaftsrechtliche Pflichten gesondert prüfen.
Prozessakten (sofern keine Buchungsunterlagen) · 6 Jahre
Als sonstige steuerliche Unterlage ohne Buchungsbelegfunktion. Offene Verfahren, Titel und spätere Steuerfolgen können eine längere Aufbewahrung erfordern.
Q
Quittungen · 8 Jahre
Als Zahlungs- bzw. Buchungsbeleg.
Als Zahlungs- bzw. Buchungsbeleg.
R
Rechnungen · 8 Jahre
Ein- und Ausgangsrechnungen einschließlich E-Rechnungen.
Registrierkassenstreifen · 10 / 8 Jahre
Eigene Kasseneinzeldaten und Streifen mit Grundaufzeichnungsfunktion zehn Jahre; empfangene Bons als reine Buchungsbelege acht Jahre.
Reisekostenabrechnungen · 8 Jahre
Als Buchungsbeleg. Für besondere Lohnsteuer- bzw. Sozialversicherungsunterlagen gelten zusätzliche Regeln.
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) · 8 / 10 Jahre
Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre; gesonderte steuerliche Aufzeichnungen zehn Jahre.
Ein- und Ausgangsrechnungen einschließlich E-Rechnungen.
Registrierkassenstreifen · 10 / 8 Jahre
Eigene Kasseneinzeldaten und Streifen mit Grundaufzeichnungsfunktion zehn Jahre; empfangene Bons als reine Buchungsbelege acht Jahre.
Reisekostenabrechnungen · 8 Jahre
Als Buchungsbeleg. Für besondere Lohnsteuer- bzw. Sozialversicherungsunterlagen gelten zusätzliche Regeln.
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) · 8 / 10 Jahre
Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre; gesonderte steuerliche Aufzeichnungen zehn Jahre.
S
Sachkonten · 10 Jahre
Konten als Teil der Buchführung.
Saldenbilanzen · 10 Jahre
Als Buchführungs- bzw. Abschlussaufzeichnung.
Schadensunterlagen · 6 / 8 Jahre
Sechs Jahre als steuerlicher Schriftverkehr bzw. sonstige Unterlage, acht bei Buchungsbelegfunktion; laufende Schadenfälle und Ansprüche beachten.
Scheck- und Wechselunterlagen · 8 Jahre
Als Zahlungs- oder Buchungsbelege; fortbestehende Rechte gesondert berücksichtigen.
Schriftwechsel · 6 Jahre
Soweit Handels- oder Geschäftsbrief bzw. sonstige steuerliche Unterlage. Als Buchungsbeleg acht Jahre.
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung · 10 Jahre
Soweit zum Verständnis der gespeicherten Buchführung erforderlich.
Spendenbescheinigungen (sofern keine Buchungsunterlagen) · Sonderfall
Betrieblicher Buchungsbeleg acht Jahre, sonstige steuerliche Unterlage grundsätzlich sechs. Für private Spender gilt § 50 Abs. 8 EStDV: grundsätzlich ein Jahr nach Bekanntgabe der Steuerfestsetzung, sofern nicht bereits vorgelegt; längere Pflichten bleiben möglich.
Konten als Teil der Buchführung.
Saldenbilanzen · 10 Jahre
Als Buchführungs- bzw. Abschlussaufzeichnung.
Schadensunterlagen · 6 / 8 Jahre
Sechs Jahre als steuerlicher Schriftverkehr bzw. sonstige Unterlage, acht bei Buchungsbelegfunktion; laufende Schadenfälle und Ansprüche beachten.
Scheck- und Wechselunterlagen · 8 Jahre
Als Zahlungs- oder Buchungsbelege; fortbestehende Rechte gesondert berücksichtigen.
Schriftwechsel · 6 Jahre
Soweit Handels- oder Geschäftsbrief bzw. sonstige steuerliche Unterlage. Als Buchungsbeleg acht Jahre.
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung · 10 Jahre
Soweit zum Verständnis der gespeicherten Buchführung erforderlich.
Spendenbescheinigungen (sofern keine Buchungsunterlagen) · Sonderfall
Betrieblicher Buchungsbeleg acht Jahre, sonstige steuerliche Unterlage grundsätzlich sechs. Für private Spender gilt § 50 Abs. 8 EStDV: grundsätzlich ein Jahr nach Bekanntgabe der Steuerfestsetzung, sofern nicht bereits vorgelegt; längere Pflichten bleiben möglich.
T
Telefonkostennachweise · 8 Jahre
Telefonrechnungen und Kostennachweise als Buchungsbelege. Andere Nachweise nach ihrer Funktion einordnen.
Telefonrechnungen und Kostennachweise als Buchungsbelege. Andere Nachweise nach ihrer Funktion einordnen.
U
Überstundenlisten · 2 / 8 / 10 Jahre
Arbeitszeitnachweise nach § 16 ArbZG bzw. § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre. Als Lohn-Buchungsbeleg acht, als Buch-/Steueraufzeichnung zehn; Sozialversicherungsfristen zusätzlich beachten.
Arbeitszeitnachweise nach § 16 ArbZG bzw. § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre. Als Lohn-Buchungsbeleg acht, als Buch-/Steueraufzeichnung zehn; Sozialversicherungsfristen zusätzlich beachten.
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) · 10 Jahre
Soweit Inventar-, Bilanz- oder Buchführungsaufzeichnung.
Verkaufsbücher · 10 Jahre
Bücher und steuerliche Aufzeichnungen der Verkäufe.
Vermögensverzeichnis · 10 Jahre
Soweit Inventar oder steuerliche Aufzeichnung.
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) · Sonderfall
Acht Jahre als Buchungsbeleg, zehn bei Buchfunktion; Angaben im Lohnkonto sechs Jahre. Laufende Verträge und sonstige gesetzliche Nachweise gesondert berücksichtigen.
Versand- und Frachtunterlagen (sofern keine Buchungsunterlagen) · 6 Jahre
Ohne Buchungsbelegfunktion als Geschäftsbrief bzw. sonstige steuerliche Unterlage; Buchungsbelege acht Jahre, bestimmte Zollnachweise zehn Jahre.
Versicherungspolicen · 6 / 8 Jahre
Sechs Jahre als Geschäftsbrief bzw. steuerlich relevanter Vertragsnachweis, acht bei Buchungsbelegfunktion. Laufenden Versicherungsschutz und Ansprüche berücksichtigen.
Verträge · 6 / 8 Jahre
Sechs Jahre als Geschäftsbrief bzw. sonstige steuerliche Unterlage, acht als Buchungsbeleg. Während der Laufzeit und bei fortdauernder steuerlicher oder rechtlicher Bedeutung weiter vorhalten.
Soweit Inventar-, Bilanz- oder Buchführungsaufzeichnung.
Verkaufsbücher · 10 Jahre
Bücher und steuerliche Aufzeichnungen der Verkäufe.
Vermögensverzeichnis · 10 Jahre
Soweit Inventar oder steuerliche Aufzeichnung.
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) · Sonderfall
Acht Jahre als Buchungsbeleg, zehn bei Buchfunktion; Angaben im Lohnkonto sechs Jahre. Laufende Verträge und sonstige gesetzliche Nachweise gesondert berücksichtigen.
Versand- und Frachtunterlagen (sofern keine Buchungsunterlagen) · 6 Jahre
Ohne Buchungsbelegfunktion als Geschäftsbrief bzw. sonstige steuerliche Unterlage; Buchungsbelege acht Jahre, bestimmte Zollnachweise zehn Jahre.
Versicherungspolicen · 6 / 8 Jahre
Sechs Jahre als Geschäftsbrief bzw. steuerlich relevanter Vertragsnachweis, acht bei Buchungsbelegfunktion. Laufenden Versicherungsschutz und Ansprüche berücksichtigen.
Verträge · 6 / 8 Jahre
Sechs Jahre als Geschäftsbrief bzw. sonstige steuerliche Unterlage, acht als Buchungsbeleg. Während der Laufzeit und bei fortdauernder steuerlicher oder rechtlicher Bedeutung weiter vorhalten.
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher · 10 Jahre
Bücher und steuerliche Aufzeichnungen des Warenverkehrs.
Wechsel · 8 Jahre
Als Zahlungs- bzw. Buchungsbeleg; laufende Ansprüche gesondert berücksichtigen.
Bücher und steuerliche Aufzeichnungen des Warenverkehrs.
Wechsel · 8 Jahre
Als Zahlungs- bzw. Buchungsbeleg; laufende Ansprüche gesondert berücksichtigen.
Z
Zahlungsanweisungen · 8 / 10 Jahre
Anweisung für einzelne Zahlung/Buchung acht Jahre; allgemeine Organisationsanweisung der Buchführung zehn Jahre.
Zollbelege · 10 Jahre
Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 bzw. Art. 163 Unionszollkodex (§ 147 Abs. 1 Nr. 4a AO); nicht pauschal sechs Jahre.
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) · 10 Jahre
Als Abschluss- bzw. Buchführungsaufzeichnung.
Anweisung für einzelne Zahlung/Buchung acht Jahre; allgemeine Organisationsanweisung der Buchführung zehn Jahre.
Zollbelege · 10 Jahre
Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 bzw. Art. 163 Unionszollkodex (§ 147 Abs. 1 Nr. 4a AO); nicht pauschal sechs Jahre.
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) · 10 Jahre
Als Abschluss- bzw. Buchführungsaufzeichnung.
So beginnt die Frist
Die Frist beginnt grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres der maßgeblichen Handlung: etwa der letzten Bucheintragung, der Aufstellung bzw. handelsrechtlichen Feststellung des Jahresabschlusses, des Briefempfangs oder -versands bzw. der Entstehung des Buchungsbelegs. Bei Rechnungen ist das Jahr der Ausstellung maßgeblich; weitere Pflichten bleiben bestehen.
Beispiel: Eine im Jahr 2025 ausgestellte Rechnung mit achtjähriger Regelfrist ist bis einschließlich 31. Dezember 2033 aufzubewahren. Ein erst 2026 aufgestellter und festgestellter Jahresabschluss 2025 mit zehnjähriger Frist ist bis einschließlich 31. Dezember 2036 aufzubewahren.
Wann Unterlagen länger bleiben müssen
Die Regelfrist ist keine automatische Freigabe zur Vernichtung. Steuerlich relevante Unterlagen bleiben erforderlich, solange die maßgebliche Festsetzungsfrist noch läuft. Eine Außenprüfung, ein Einspruch, eine vorläufige Festsetzung oder Ermittlungen können die Beurteilung verändern. Auch laufende Verträge, Eigentumsnachweise und offene Ansprüche müssen berücksichtigt werden.
Die Verkürzung für Buchungsbelege gilt grundsätzlich seit 1. Januar 2025 auch für damals noch nicht abgelaufene Fristen. Für bestimmte Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstitute gelten weiterhin abweichende Zehnjahresfristen für Buchungsbelege. Besondere Branchen-, Zoll-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsregeln sind zusätzlich zu prüfen.
Digitale Unterlagen aufbewahren
Elektronisch empfangene Unterlagen grundsätzlich elektronisch erhalten; ein Ausdruck allein genügt nicht. Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Originalteil erhalten bleiben. Daten müssen während der Frist lesbar und im gesetzlich erforderlichen Umfang maschinell auswertbar sein.
Im Zweifel gemeinsam prüfen
Diese Übersicht betrifft allgemeine betriebliche Pflichten in Deutschland. Die Einordnung hängt vom konkreten Dokument und seiner Verwendung ab; eine pauschale Regel für sämtliche privaten Unterlagen oder Branchen ist damit nicht verbunden. Fragen Sie uns vor der Vernichtung unklarer Unterlagen.
Rechtsgrundlagen und Prüfstand
Recherchiert am 17. Oktober 2026. Maßgeblich ist die jeweils geltende gesetzliche Fassung.